Automatización con IA
Recuperar citas perdidas con IA: un SMS con huecos libres para reservar otra vez
Cada 30 minutos, n8n revisa la agenda en Google Sheets y marca a quien lleva 15 minutos sin llegar. Un agente redacta un SMS con hasta 3 huecos libres reales, Twilio lo envía y la respuesta reserva el hueco o pasa a revisión humana. Un solo recordatorio y nada más. Sin prueba propia.
| Herramientas | n8n (principal)ChatGPT |
|---|---|
| Qué necesitas |
|
| Coste aprox. | Usa n8n, un modelo de OpenAI (por defecto gpt-4o-mini), Twilio para los SMS y Google Sheets. Twilio y el modelo se pagan por uso. No hemos comprobado precios; el autor vende la plantilla aparte. |
| Tiempo de montaje | 180 min (primera vez) |
| Nivel | Media |
| Plan gratis | Suele requerir plan de pago |
Prompt listo para usar
Eres el asistente de [NOMBRE DEL NEGOCIO]. Escribe un SMS breve a [NOMBRE DEL CLIENTE], que tenía cita a las [HORA DE LA CITA] y no ha venido. Reglas: 1. Tono [TONO], sin reproches. Máximo 300 caracteres. 2. Ofrece solo estos huecos, numerados, y no inventes ninguno: [HUECOS LIBRES]. 3. Si la lista de huecos está vacía, no propongas horas: pide que responda SÍ y di que le llamaremos. 4. Explica cómo responder: SÍ más el número del hueco para reservar, NO si no le interesa. 5. Termina con: «Responde STOP para no recibir más mensajes». Devuelve solo el texto del SMS.
| Variable | Qué poner | Ejemplo |
|---|---|---|
[NOMBRE DEL NEGOCIO] | Cómo firma el mensaje | Clínica Dental Sol |
[NOMBRE DEL CLIENTE] | Nombre de pila, desde la hoja de citas | Laura |
[HORA DE LA CITA] | Hora de la cita perdida, en la zona horaria del negocio | 17:00 |
[TONO] | Registro del mensaje | cercano y de tú |
[HUECOS LIBRES] | Hasta 3 huecos reales leídos de la hoja de disponibilidad | 1) jueves 10:00, 2) viernes 15:30 |
Prompt propio para el nodo que redacta el SMS, siguiendo las reglas que documenta el autor. No es su prompt y no se ha ejecutado aquí.
Cómo funciona
- Prepara la agenda en hojas de cálculo. Crea en Google Sheets una hoja de citas con hora y check-in, otra de huecos libres y un registro de rescates donde solo se añaden filas. La última fila de cada teléfono es su estado actual.
- Detecta las ausencias con la hora correcta. Un disparador programado de n8n lee la agenda cada 30 minutos y marca a quien pasa 15 minutos de su hora sin check-in. Calcula la hora en la zona del negocio, no la del servidor: el autor cuenta que en n8n Cloud, que va en UTC, ese fallo le daba falsas ausencias.
- Redacta y envía el SMS. Para cada ausencia, lee hasta 3 huecos libres, pasa los datos al modelo con el prompt de la ficha y envía el texto con el nodo de Twilio. Anota cada envío en el registro.
- Interpreta la respuesta con reglas, no con suposiciones. Un webhook de Twilio recibe la respuesta. SÍ con número reserva ese hueco, NO se apunta como perdida, STOP es baja definitiva y cualquier respuesta ambigua va a una persona. Ojo: «NO 2» es un no.
- Un recordatorio y silencio. Si en 2 horas no hay respuesta, manda un único recordatorio y para. Comprueba en el registro que ese teléfono no recibe nunca un segundo aviso.
Qué resultado esperar
Cada cita perdida recibe una oferta concreta para volver en minutos, sin que nadie del equipo tenga que llamar, y las respuestas dudosas llegan a una persona en lugar de reservarse mal.
- Qué se hizo
- Un creador verificado de n8n publicó un flujo que detecta a los clientes que no se presentan a su cita y les ofrece por SMS huecos libres reales para volver a reservar.
- Cómo fue
- Tres partes sobre una hoja de cálculo: detectar ausencias cada 30 minutos, redactar y enviar el SMS con un agente, y leer las respuestas con reglas defensivas. Su gran lección fue la zona horaria; la segunda, la contención: un solo recordatorio y lo dudoso a una persona.
- A tener en cuenta
- No hay resultados de clientes publicados y el artículo vende una plantilla. Tómalo como patrón de diseño, no como caso de éxito medido. Sin prueba propia todavía.
Límites y precauciones
- El autor no publica clientes, ingresos ni tasa de recuperación. La cifra de unos 150.000 millones de dólares al año en citas perdidas en la sanidad de EE. UU. es una estimación de WriteUpp que él cita, no una medición suya.
- El artículo promociona una plantilla de pago del propio autor. Aquí no la enlazamos ni la hemos comprado.
- No consta la fecha exacta de publicación. Sin prueba propia todavía.
- Enviar SMS comerciales o de recordatorio exige el consentimiento del cliente y respetar las bajas. En España y la UE revisa el RGPD y la normativa de comunicaciones antes de activarlo.
- No dejes que el modelo reserve nada por su cuenta: la reserva la hacen las reglas del flujo y lo dudoso lo revisa una persona.
- En sanidad, no incluyas en el SMS datos del motivo de la cita.
Variantes
- whatsapp-business: Si tus clientes usan más WhatsApp que SMS, el mismo flujo puede enviar por WhatsApp Business, con sus reglas de plantillas y consentimiento.
Fuente: el artículo de aiautomationplaybook en DEV, creador verificado de n8n, publicado en octubre de 2026. Caso curado. Sin prueba propia todavía.
«Always compute “now” in the business’s timezone.» (Calcula siempre el «ahora» en la zona horaria del negocio.) aiautomationplaybook, en DEV.
Una cita a la que nadie viene es una hora de trabajo que no se cobra. En una clínica, una peluquería o un fisio, recuperar aunque sea una parte de esas ausencias se nota a fin de mes. Lo normal es que nadie tenga tiempo de llamar a cada persona que falla. Este flujo lo hace solo, y con bastante cabeza.
Está montado en n8n sobre Google Sheets. Cada 30 minutos revisa la agenda y marca a quien lleva 15 minutos sin llegar. Para cada ausencia lee hasta tres huecos libres reales y un agente redacta un SMS personal ofreciéndolos. Twilio lo envía y un webhook lee la respuesta: SÍ con el número reserva ese hueco, NO se apunta como perdida y lo ambiguo pasa a una persona.
Lo más útil del caso son los detalles que el autor aprendió a base de errores. Calcula la hora en la zona horaria del negocio: su primera versión, en un servidor en UTC, veía ausencias donde no las había. La IA nunca inventa horarios; si no hay huecos, pide que respondan y el negocio busca uno. «NO 2» es un no, no una reserva del hueco 2. Y la contención: un solo recordatorio a las 2 horas y silencio, con STOP como baja definitiva.
Hay que leerlo con cuidado. El autor no publica clientes ni tasa de recuperación y el artículo vende su plantilla, así que tómalo como patrón, no como éxito medido. Y antes de mandar SMS a clientes, revisa el consentimiento y el RGPD. Si tus clientes viven en WhatsApp, mira el chatbot de WhatsApp para atención al cliente; si es tu primer flujo, empieza por un agente de IA en un flujo de n8n. Para ordenar el correo que entra, tienes el triaje del correo de soporte.
Preguntas frecuentes
¿Lo habéis probado?
No. Sin prueba propia todavía. Resumimos el artículo del autor en DEV y el prompt es propio, sin ejecutar aquí.
¿Qué negocios lo aprovechan?
Los que viven de la agenda: clínicas, dentistas, fisios, peluquerías o servicios a domicilio. Cuantas más ausencias tengas, más sentido tiene.
¿Y si no hay huecos libres?
El agente tiene prohibido inventar horas. Si la hoja de huecos está vacía, pide al cliente que responda SÍ y es el negocio quien le busca hora.
¿Cuántos mensajes recibe el cliente?
Como máximo dos: el SMS de rescate y un único recordatorio si no responde en 2 horas. Si responde STOP, no recibe nada más.
¿Cuánto cuesta?
Depende de tu plan de n8n y del uso de Twilio y del modelo, que se pagan por mensaje y por llamada. No hemos comprobado precios.
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